Deze policy omschrijft het beleid en de procedure voor de melding van (vermoedelijke) ernstige integriteitsinbreuken en -schendingen binnen Tectum Group BV en is een onderdeel van het integriteitsbeleid waarmee Tectum Group BV een open en integere bedrijfscultuur nastreeft.
Deze policy werd opgesteld in het kader van de Richtlijn (EU) 2019/1397 d.d. 23.10.2019 ter bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden, die werd omgezet in de Belgische Wet van 28.11.2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.
Hieronder wordt uiteengezet wat het doel is, wie eronder valt, welke soorten meldingen mogelijk zijn, hoe het meldingsproces verloopt en welke waarborgen er zijn, zowel voor de melder als voor de persoon tegen wie een onderzoek wordt ingesteld.
Het doel van deze policy is om medewerkers en derden in de mogelijkheid te stellen (vermoedelijke) ernstige integriteitsinbreuken en/of schendingen te melden.
Tectum Group BV verwacht van al haar medewerkers dat zij zich gedragen in overeenstemming met onze kernwaarden, beleidslijnen en de geldende wet- en regelgeving. Deze policy beschrijft hoe medewerkers en derden vertrouwelijk hun zorgen kunnen uiten zonder angst voor represailles, bedreigingen en pogingen tot represailles.
Deze policy is van toepassing op alle medewerkers met een arbeids- of zelfstandige dienstverleningsovereenkomst en op alle mogelijke derden die een relatie hebben met Tectum Group BV, inclusief haar huidige en toekomstige dochterondernemingen actief in de dak- en gevelsector.
Meer in het bijzonder kunnen de volgende mensen een melding doen: (ex-)werknemer, zelfstandige, aandeelhouders, de personen die behoren tot het bestuurlijk leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming, met inbegrip van niet bij het dagelijks bestuur betrokken leden, vrijwilligers, bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van (onder)aannemers en leveranciers van de juridische entiteiten van Tectum Group BV.
De volgende vennootschappen maken thans deel uit van Tectum Group BV: Tectum Dekkers NV, Tectum Constructors BV, Tectum Roofcomfort NV, Six D&G by Tectum BV, Tectum Plus BV, Tectum DSB NV.
De volgende integriteitsinbreuken of -schendingen die door klokkenluiders worden vastgesteld, kunnen gemeld worden:
I. Alle mogelijke inbreuken met betrekking tot:
a. Overheidsopdrachten;
b. Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
c. Productveiligheid en productconformiteit;
d. Veiligheid van vervoer;
e. Bescherming van het milieu;
f. Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
g. Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
h. Volksgezondheid;
i. Consumentenbescherming;
j. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
k. Bestrijding van belastingfraude;
l. Sociale fraudebestrijding;
Elke inbreuk op de wettelijke of reglementaire bepalingen of de rechtstreekse toepasbare Europese bepalingen, evenals op de bepalingen genomen in uitvoering van voormelde bepalingen, valt onder het toepassingsgebied van deze wet.
II. Tevens is deze klokkenluiders policy van toepassing op inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad, alsook op inbreuken in verband met de interne markt(met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun).
Meldingen van (vermeende) schendingen kunnen worden ingediend bij de Integrity Officer via e-mail, per brief, telefonisch, of via het online platform tectumgroup.sdwhistle.com. Het online platform is 24/7 beschikbaar en kan anoniem worden gebruikt. Anonieme meldingen moeten echter voldoende details bevatten om behandeld te kunnen worden. Het is ook mogelijk om een externe melding te doen bij de Federale Ombudsman, met name in situaties waarin er geen reactie is ontvangen op een interne melding of wanneer er sprake is van een dreigend of duidelijk gevaar voor het algemeen belang. Bewijsstukken, documenten, referenties, foto's of andere relevante informatie kunnen elke instantie helpen om een melding efficiënter te behandelen.
Integrity Officer
Naam: Bastiaan Baeskens (Bedrijfsjurist)
E-mail: integrity@tectumgroup.be
Telefoon: 089 62 95 60
Adres: Troisdorflaan 6, 3600 Genk
Federale Ombudsman
E-mail: contact@federaalombudsman.be
Adres: Leuvenseweg 48/6, 1000 BRUSSEL
Website: https://www.federaalombudsman.be
Telefoon: 0800 99 961
a. Melding
De melder meldt verbaal of schriftelijk de inbreuk(en) of schending(en) t.a.v. de Integrity Officer aan de hand van de hogervermelde contactgegevens.
b. Ontvangstmelding
De melder krijgt een ontvangstbevestiging van zijn/haar melding binnen 7 dagen na de melding.
c. Eventuele fysieke meeting met melder
Op uitdrukkelijk verzoek van de melder kan er binnen een redelijke termijn een fysieke meeting plaatsvinden tussen de melder en de Integrity Officer.
d. Follow-up
De opvolging van de meldingen gebeurt door de Integrity Officer en zal de communicatie met de melder onderhouden. Zo nodig, kan de Integrity Officer bijkomende informatie opvragen bij de melder. De Integrity Officer controleert de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaat na of de gemelde inbreuk aangepakt kan worden, onder meer via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek, een vervolging, een terugvordering, een beëindigingsprocedure,…
e. Feedback aan de melder
De Integrity Officer is verplicht de melder feedback te geven over de geplande follow-up of uitgevoerde maatregelen en de redenen voor dergelijke opvolging. Deze feedback zal gebeuren binnen een redelijke termijn en ten laatste maximaal 3 maanden na de ontvangstmelding.
Meldingen worden vertrouwelijk behandeld, en informatie wordt alleen gedeeld op basis van het "need-to-know"- principe. Alle persoonlijke gegevens worden uitsluitend gebruikt in overeenstemming met de GDPR-policy van Tectum Group BV. Tectum Group BV moedigt aan om mogelijke inbreuken of schendingen te melden, zonder dat dit nadelige gevolgen zal hebben voor de melder. Vergeldingsmaatregelen worden beschouwd als een ernstige schending van deze policy. De melder is beschermd tegen represailles, bedreigingen en pogingen tot represailles. De navolgende voorwaarden dienen voldaan te zijn, opdat de melder van deze bescherming kan genieten:
- Er waren voor de melder gegronde redenen om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de wet valt;
- De melding gebeurde conform de wetgeving.
Elke melder dient te goeder trouw op te treden. Bewust foutieve informatie melden of openbaar maken wordt op grond van de artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek bestraft.
De persoon tegen wie een onderzoek wordt ingesteld, heeft ook recht op bescherming en wordt binnen een redelijke termijn op de hoogte gebracht, tenzij dit het onderzoek in gevaar brengt. Informatie wordt vertrouwelijk behandeld en gedeeld met een beperkt aantal personen op basis van het "need-to-know"-principe. De onderzochte persoon heeft het recht om te reageren op de beschuldigingen en kan in beroep gaan tegen negatieve bevindingen of beslissingen. Het melden van (vermoedelijke) onethische of onwettige gedragingen is van groot belang voor de integriteit en reputatie van Tectum Group BV en draagt bij aan een cultuur van openheid en verantwoordelijkheid. We moedigen iedereen aan om eventuele zorgen of bezorgdheden te melden via de beschikbare kanalen. We verbinden ons ertoe om meldingen serieus en zorgvuldig te behandelen en de vertrouwelijkheid te waarborgen. Samen werken we aan een veilige en ethische werkomgeving voor al onze medewerkers en derden.
Als u vragen heeft over deze policy, aarzel niet om contact op te nemen met de Integrity Officer via hogervermelde contactgegevens.
.png)
